Без целесообразного распределения своих трудовых усилий во времени и пространстве руководитель не может эффективно выполнять свои обязанности.
Эффективность распределения времени и усилий руководителя зависит:
Во-первых, от того, насколько рационально он распределяет свои усилия между различными видами работы соответственно имеющимся ресурсам времени, а значит:
а) насколько рационально он планирует свое рабочее время, свой трудовой распорядок;
б) насколько рационально он в целом распределяет свои силы.
Во-вторых, от того, насколько рационально он организует каждый вид деятельности:
а) организации и построение телефонных разговоров;
б) организация работы с документами.
Начнем с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий с наличествующими ресурсами времени руководителю Администрации города-курорта Железноводска, необходимо пользоваться принципом, который популярнейший американский специалист С. Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков «высокоэффективных людей». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.
Однако, руководитель Администрации также должен помнить о необходимости рационально распределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их больше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.
Сформулируем ряд практических принципов и рекомендаций, выполнение которых позволит руководителю Администрации рационально и эффективно распределять свои усилия, а, в конечном счете – рационально и эффективно организовывать работу других.
1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые кроме руководителя, в Администрации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.
2. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций – они, как правило, отбирают и время, и силы.
3. В работе руководителя Администрации не должно быть спешки и нервозности – они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима.
4. Каким бы открытым и демократичным ни был руководитель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны.
5. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.
Конечно, этот краткий перечень принципов - рекомендаций не охватывает всех аспектов рационального, эффективного распределения усилий руководителя Администрации города-курорта Железноводска, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.
И ещё необходимо помнить только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на результат, . на новые достижения .- вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.
Одно из звеньев в работе менеджера, способное отвлекать его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.
Телефон по праву считается одной из технико-технологических инноваций, которая рационализирует коммуникацию и экономит время, и сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.
Средняя продолжительность телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.
На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).
Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.
Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.