В течение многих десятилетий общепринятой формой представления результатов интеллектуальной деятельности и инструментом информационного взаимодействия являлась бумажная документация. Ее созданием были заняты (и заняты по сей день) миллионы инженеров, техников, служащих на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях, коммерческих структурах. С появлением компьютеров начали широко внедряться разнообразные средства и системы автоматизации бумажной документации.
Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.
Основными задачами внедрения на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) являются:
ü эффективное управление документопотоками на предприятии;
ü централизованное хранение документов;
ü повышение контроля исполнения работ по документам;
ü увеличение продуктивности работы сотрудников;
ü облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений.
Внедрение корпоративных СЭД дает предприятию два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Автоматизация электронного документооборота дает предприятию следующие тактические преимущества:
ü физическое освобождение места;
ü уменьшение затрат на копирование;
ü уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
ü уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
ü уменьшение затрат на бумагу;
ü повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ.
К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, что в свою очередь связано с ростом оборота или прибыли. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:
ü появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
ü значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
ü повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
ü повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
ü улучшение контроля за исполнением документов.
Главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:
1) обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;
2) составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
3) адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
4) установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;
5) окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
6) обучение персонала предприятия.
Для более эффективной работы ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер». Пакет прикладных программ «Канцлер» - это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.
Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Система предназначена для:
ü организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.
ü автоматизации делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.
ü хранения и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.