Планирование обеспечивает руководству и участникам проекта:
-понимание целей проекта;
-описание работ, которые должны быть выполнены;
-основу для получения и назначения ресурсов;
-основу для распределения работ между участниками проекта.
Иначе говоря, план проекта обеспечивает структуру для организации работ по проекту. В этом параграфе обсуждаются цели организации управления, показывается отображение трех уровней планирования и контроля (концептуальный, стратегический, оперативный) в соответствующие уровни организации.
Цели организации управления проектом включают:
-обеспечение взаимодействия;
-разделение ролей и ответственностей;
-определение ответственности за принятие решений;
-обеспечение эффективного распределения информации;
-обеспечение гибкости использования ресурсов.
-обеспечение взаимодействия
Для обеспечения эффективного взаимодействия необходимо:
-обеспечить взаимодействие между менеджером проекта и функциональным руководством;
-установить правила формального взаимодействия между участниками проекта.
Линейные менеджеры должны обеспечивать проект ресурсами в соответствии с его жизненным циклом таким образом, что менеджер проекта может быть уверен в доступности необходимых ресурсов. Ответственность ключевых исполнителей за выполнение задач проекта должна быть согласована на основе матрицы ответственности.
В рамках проекта взаимодействуют различные организации и отдельные исполнители:
-Внутренние и внешние пользователи результатов проекта;
-Внутренние и внешние поставщики ресурсов;
-Внутренние функциональные отделы, например, бухгалтерия и т.д.
Для обеспечения эффективного взаимодействия должно быть четко определено:
-Кто должен принимать то или иное решение.
-Кто выполняет ту или иную работу.
-Кто несет ответственность за те или иные управленческие функции.
-Кто получает ту или иную информацию.
Уровни ответственности и власти должны быть четко определены не только для постоянных членов проекта, но также и для исполнителей или организаций, поддерживающих проект на отдельных стадиях.