Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал рабочим или служащим, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также функциональная служба (отдел, цех, структурное подразделение) и должность (работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником .документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.
При выдаче дубликата трудовой книжки работники кадровой службы должны использовать соответствующие справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и других документов, подтверждающих наличие трудового стажа.
При отсутствии названных документов письменным свидетельством наличия трудового стажа являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, а также расчетные книжки и членские билеты профсоюзов и учетные карточки членов профсоюзов. По расчетным книжкам подтверждается период работы, за который имеются отметки о выплате заработной платы, а по членским билетам и учетным карточкам - период работы, за который имеются отметки об уплате членских взносов.
Копии приказов по личному составу и других документов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати.
В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.
В исключительных случаях могут быть использованы справки, не имеющие основания выдачи:
- справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его работы (справки с места работы), и оставшиеся у работника;
- справки, выданные при увольнении с работы;
- справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою деятельность.
В документах, подтверждающих трудовой стаж, могут быть указаны лишь годы работы. В этих случаях за дату принимается: 1 июля соответствующего года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответствующего месяца ( при отсутствии числа).
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.